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Onboarding-Projekte für Auszubildende in Bibliotheken

Inhalt

  • Einleitung
  • Statistik
  • Was ist Onboarding?
  • Was versteht man unter einem Patensystem?
  • Das Onboarding-Projekt in der UB Gießen
  • Erfolg in der UB Gießen?

Einleitung

Onboarding-Projekte in Bibliotheken können den Übergang von den bekannten Strukturen der Schule in die Arbeitswelt angenehmer machen. Dieser ist besonders für junge Menschen problematisch und geht oft mit Unsicherheiten und Selbstzweifeln einher. Dabei haben junge Menschen oft dieselben Fragen und Sorgen im Kopf. Schaffe ich das alles? Was passiert, wenn ich etwas nicht hinbekomme? An wen kann ich mich wenden, wenn ich Hilfe brauche oder Fragen habe? Hoffentlich erfülle ich alle Anforderungen und Erwartungen. Solche Gedanken und Sorgen können dazu führen, dass die Ausbildung misslingt, was zu Frustration und Enttäuschung der betroffenen Person führt. Eine mögliche Folge wäre der Abbruch des Ausbildungsverhältnisses.

Statistik

Die Abbruchquote ist zwar nicht so hoch wie in anderen Ausbildungsberufen, liegt im öffentlichen Dienst jedoch immer noch bei 9%, laut einer Studie der BIBB aus dem Jahr 2022. Die meisten Ausbildungen werden allerdings häufig bereits am Anfang der Ausbildung vorzeitig beendet.

BIBB-Datenreport 2024

Was kann also getan werden, um dem entgegenzuwirken? Eine Lösung, die im Folgenden vorgestellt werden soll, sind sogenannte Onboarding-Projekte, die von den jeweiligen Einrichtungen individuell umgesetzt werden können. Durch Einzelmaßnahmen soll es den Berufseinstieg unterstützen und den Übergangsprozess für beide Seiten zum Erfolg führen.

„Für Auszubildende stellt die Eingangsphase der Berufsausbildung eine große Herausforderung dar und eine vorzeitige Vertragsauflösung wird meist als persönlicher Misserfolg erlebt. Vor dem Hintergrund des drohenden Fachkräftemangels und angesichts der hohen Kosten einer Vertragsauflösung versuchen ausbildende Unternehmen, die Eingangsphase durch sogenannte Onboarding-Maßnahmen zu unterstützen.“ – BWP-Zeitschrift

Was ist Onboarding?

Beim Onboarding-Projekt liegt der Fokus auf der Betreuung der neuen Mitarbeitenden und Auszubildenden vor und während des ersten Jahres ihrer neuen Tätigkeit. Hierfür stehen sogenannte Mentor*innen mit allgemeinen Hilfestellungen und Tipps zur Seite, um den Einstieg in den neuen Betrieb zu erleichtern.
Dabei unterscheidet man gerne zwischen Pre- und Onboarding. Die Phase des Pre-boarding beginnt mit der Unterschrift auf dem Arbeitsvertrag und endet mit dem ersten Arbeitstag. Während dieser Zeit soll man die Gelegenheit erhalten, sich zu orientieren und erste Fragen zu klären, wie z.B. wer der Ansprechpartner ist oder wie der erste Tag am neuen Arbeitsplatz aussieht. Die Onboarding-Phase zieht sich dann durch das erste Jahr des Berufseinsteigers. Hierbei wird die Person im übertragenen Sinne an die Hand genommen und mit den Strukturen, den anderen Kolleg*Innen und dem Arbeitsbereich vertraut gemacht. An dieser Stelle gibt es mehrere Herangehensweisen, die jeder Betrieb individuell gestaltet. In diesem Beitrag wird hauptsächlich auf das Patensystem bzw. das Mentoring-Programm Bezug genommen.

Was versteht man unter einem Patensystem?

Hierbei steht ein anderer, erfahrener Auszubildender dem neuen Kollegen zur Seite und begleitet ihn durch seine ersten Arbeitstage. Unter jungen Kolleg*Innen entsteht schnell ein ganz besonderes Vertrauensverhältnis, was dem Neuankömmling den guten Einstieg erleichtert.
Dieses Programm wurde auch vor Kurzem erst in der Universitätsbibliothek in Gießen eingeführt.
Dort sind es vor allem die ehemaligen Auszubildenden, die als sogenannte Mentor*Innen jeweils einem neuen Azubi zugeteilt bekommen. Dabei beginnt deren Aufgabe bereits beim Preboarding, indem sich die neuen Auszubildenden per Mail an die Mentor*Innen wenden können, falls Sie fragen haben oder sich austauschen wollen. Die Mentor*Innen nutzen diese Gelegenheit auch gerne, um sich und das Programm schon mal vorzustellen und eventuelle Treffen wie eine Bibliotheksführung und ein vorab Kennenlernen der anderen Kolleg*Innen zu arrangieren.
Für weitere Informationen und Tipps ist das folgende Video zu empfehlen.

Das Onboarding-Projekt in der UB Gießen

In der Bibliothek angekommen, nehmen die Mentor*Innen an den Einführungstagen der neuen Azubis teil, sodass Sie direkt von Anfang an im Geschehen dabei sind. Für den Verlauf des ersten Ausbildungsjahres werden zunächst feste Gesprächstermine mit den Auszubildenden vereinbart. Die Mentor*Innen erkundigen sich wie es aktuell in den verschiedenen Abteilungen läuft oder ob es etwas gibt, was die Azubis beschäftigt. Eine regelmäßige gemeinsame Mittagspause gehört ebenfalls zu dem Programm. Dies alles ist bereits Teil der Onboarding-Phase. Die genannten Punkte werden jedoch mit der Zeit immer mehr reduziert und die Mentor*Innen dienen nur noch als passive Ansprechpartner.

Erfolg in der UB Gießen?

Zum Onboarding-Projekt gab es in Gießen bereits positive Rückmeldungen. Besonders wenn die Auszubildenden Fragen haben, empfanden sie es als viel angenehmer und einfacher, da man sich erstmal an die Mentor*Innen wenden kann als gleich zur Ausbildungsleitung zu marschieren. Dies bildet nämlich oftmals eine gewisse Hürde, gerade wenn die Auszubildenden noch recht jung sind.  Zudem ist zu beobachten, dass sich die Beziehungen unter den Kolleg*Innen festigen, wodurch ein angenehmeres und stressfreies Arbeitsklima zu erkennen ist.

Quellen